Ferramentas administrativas - Método 5W2H Você conhece?

Criado na indústria automobilística japonesa durante a condução de estudos sobre qualidade, e batizado com essa sigla estranha, o 5W2H é considerado uma ferramenta administrativa de qualidade que pode ser aplicada em várias áreas de negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização.

5W2H nada mais é que um checklist de atividades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.

A sigla 5W2H representa uma série de sete perguntas a serem respondidas ao iniciar-se um planejamento. Baseada no inglês original os 5 “w” e os 2 “h”, são abreviações das perguntas:

What? O quê?

(o que será feito?)

Why? Porque?

(por que será feito?)

Where? Onde?

(Onde será feito?)

When? Quando?

(quando será feito?)

Who? Quem?

(Por quem será feito?)

How? Como?

(Como será feito?)

How Much? Quanto?

(quanto vai custar para fazer?)

É uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Como elaborar um plano de ação em 5W2H?

Não é difícil aplicar o 5W2H, mas é necessário que se tenha uma ideia inicial de qual é o objetivo do plano de ação.

O primeiro passo é utilizar uma planilha, e listar horizontal ou verticalmente as sete questões, é importante que o quadro “What? (o quê?)” venha primeiro, já que esse item determina sobre qual ação estaremos falando.

Depois de listar as diretrizes, basta ir respondendo cada uma delas de acordo com o que elas pedem e dependendo de qual seja o contexto da criação desse plano de ação, ele pode ser respondido por uma pessoa ou por uma equipe inteira, desde que haja uma resposta final clara para cada uma das perguntas.

A metodologia 5W2H é simples e poderosa na definição de atividades, porém é importante entender o funcionamento dela para que seja usada da melhor forma e que você aproveite o melhor dessa ferramenta.

Além disso, é muito importante que esse plano seja monitorado e atualizado com frequência, observando as mudanças que podem ocorrer durante as ações planejadas.